Asiakasopas

Kirjanpitoaineisto

Yrityksen kulut ja niiden vähennyskelpoisuus

Vastuunjako tilitoimiston ja asiakkaan välillä

Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Yrityksen johto on vastuussa kirjanpidon järjestämisestä. Kirjanpidon tarkoituksena on antaa oikea kuva yrityksen taloudesta. Tämän lisäksi kirjanpito pitää erillään yrityksen varallisuuden yrittäjän henkilökohtaisesta varallisuudesta. Tämän vuoksi kirjanpitoon ei voida hyväksyä yrittäjän henkilökohtaisia menoja.

Kirjanpitoa säädetään tarkasti lainsäädännöllä ja tämän lisäksi auktorisoiduilla tilitoimistoilla on velvollisuus noudattaa hyvää tilitoimistotapaa tuottaessaan kirjanpitopalveluita.

Kirjanpitoaineisto

Kaikista yritystoimintaan liittyvistä taloudellisista tapahtumista tarvitaan todiste, eli tosite. Taloudellisia tapahtumia ovat esimerkiksi myynti- ja ostotapahtumat. Tosite on todiste tapahtumasta. Keskeistä tositteessa on tietosisältö ja toisinaan sitä pitääkin täydentää, jotta se on riittävä kirjanpitoon. Esimerkiksi edustuskulutositteeseen on merkittävä edustustilaisuuden tarkoitus ja osallistujat. Kirjanpitoaineisto koostuu kaikista näistä yrityksen talouteen liittyvistä tositteista.

Toimitettavaan kirjanpitoaineistoon sisältyy yleensä:

• Tiliote
  Kirjanpito tehdään sähköisen tiliotteen pohjalta, joten tiliote toimitetaan suoraan pankista järjestelmäämme.
• Myyntitositteet
  Myyntitositteita ovat mm. myyntilaskut, kassaraportit ja myyntipäiväkirjat. Käytettäessä Fennoa- tai Procountor-ohjelmistoa laskujen tekemiseen, ei myyntilaskuja tarvitse erikseen toimittaa tilitoimistoon. Muussa tapauksessa voit toimittaa tositteet paperisina tai muulla yhdessä sovitulla tavalla.
• Ostotositteet
  Ostotositteita ovat mm. ostolaskut ja kuitit. Ostotositteet tulevat joko suoraan ohjelmistoon tai toimitetaan Tilitoimisto Memeriin yhdessä sovitulla tavalla.
• Mahdolliset muut tositteet
  Näitä ovat mm. Verohallinnon päätökset, tehdyt sopimukset, rahoitustositteet ja matkalaskut. Nämä voit toimittaa paperisina tai sähköisenä Memeriin.

Tosite on liiketapahtuman todistusaineisto ja tälle on tiettyjä vaatimuksia.

1. Kaikkien Tilitoimisto Memeriin toimitettujen tositteiden tulee liittyä yrittäjän liiketoimintaan. Asiakas on itse vastuussa toimittamiensa tositteiden aiheellisuudesta. Lähtökohtaisesti pyrimme aina kirjaamaan toimitetut tositteet asiakkaalle edullisimmalla tavalla.
2. Jos toimitetusta ostokuitista ei käy selvästi ilmi mihin käyttötarkoitukseen tuote tai palvelu on ostettu tai tuote on merkitty pelkällä tuotekoodilla, tulee tositteelle merkitä käyttötarkoitus. Jos olet esimerkiksi ostanut täysin toimialastasi poikkeavia tuotteita lahjaksi, sisustuselementeiksi tms., merkitse tuo käyttötarkoitus kuittiin ”lahja asiakkaalle xx”. Kun ostetut tuotteet tai palvelut liittyvät selkeästi liiketoimintaasi, ei kuitteihin tarvitse merkitä käyttötarkoitusta.
3. Arvonlisävero tulee olla eriteltynä tositteella, jotta voit vähentää arvonlisäveron verotuksessa. Näin ollen pelkkä korttimaksutosite tai maksumuistutus ei käy yksinään tositteena. Näiden lisäksi tarvitaan aina esimerkiksi alkuperäinen lasku tai kassakuitti tuote-erittelyineen.
4. Maksaessasi omalta tililtäsi/ omalla rahalla yrityksen kuluja, on näihin tositteisiin hyvä merkitä, että kyseinen kulu on maksettu yrittäjän tililtä ja jos yrittäjiä on useampia, tulee merkitä myös, kenen yrittäjän tililtä kulu on maksettu. Esimerkki merkinnästä ”maksettu yrittäjän x tililtä”.

Kirjanpitoaineiston toimitusaikataulu

Kirjanpito tehdään viranomaisille ilmoitettavien määräpäivien mukaan. Tästä johtuen kaikki kirjanpitoaineisto tulee toimittaa Tilitoimisto Memerille mahdollisimman pian kuukauden päätyttyä. Jos aineisto toimitetaan myöhässä, emme voi taata työn valmistumista määräpäivään mennessä. Jotta ehdimme tehdä yrityksenne kirjanpidon määräpäivään mennessä, tulee aineisto toimittaa viimeistään seuraavan kuun 20. päivään mennessä. Arvonlisäveroilmoitus tulee antaa verottajalle 1 kk ja 12 päivän kuluessa kuukauden päätyttyä, esimerkiksi tammikuun ilmoitus viimeistään 12.3. Tällöin myös tuo arvonlisävero tulee maksaa verottajalle.

Yrityksen kulut ja niiden vähennyskelpoisuus

Alla avattuna muutamia yrityksen kuluja, jotka usein herättävät kysymyksiä sekä niiden vähennyskelpoisuutta verotuksessa.

Edustus-, neuvottelu-, markkinointi- vai virkistyskulu?

Yrityksen tarjoamat ravintolatarjoilut, liikelahjat ja muut huomionosoitukset voidaan usein katsoa liiketoiminnan kuluiksi. Yrityksen kustantaman huomaavaisuuden laatu ja sen kohde määrittelevät onko kyseessä edustus- neuvottelu-, markkinointi- vai virkistyskulu. Yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin kohdistunut huomaavaisuus on joko edustus- tai markkinointikulua. Ja yrityksen sisälle kohdistunut huomaavaisuus on joko neuvottelu- tai virkistyskulua. Näiden jako on usein hieman tulkinnanvaraista, mutta tässä jaottelun periaatteet pääpiirteittäin.

Yhtiön ulkopuolelle suuntautuva:

Edustuskulut

Edustuskulut kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin. Edustusmenoja ovat näihin tahoihin kohdistuneet vieraanvaraisuudet tai muut huomaavaisuudet. Edustamisen tarkoituksena on solmia uusia asiakassuhteita sekä ylläpitää vanhoja, tai muulla tavoin edistää liiketoimintaa.

Edustuskuluista ei saa vähentää arvonlisäveroa. Tuloverotuksessa näistä voidaan vähentää 50%.

Markkinointikulut

Markkinointikulut kohdistuvat myös yrityksen ulkopuolelle, mutta niiden kohderyhmää ei ole rajattu edustuskulujen tapaan. Markkinointikulut kohdistuvat kaikkiin yrityksen olemassa oleviin sekä potentiaalisiin asiakkaisiin.  Markkinointikuluksi voidaan katsoa esimerkiksi avoimien asiakastilaisuuksien järjestämiskustannukset tarjoiluineen. Tällöin tilaisuuden tavoitteena on yrityksen tai sen tuotteiden tunnettavuuden parantaminen ja tilaisuuden tulee olla kaikille potentiaalisille asiakkaille avoin.

Annetuista lahjoista markkinointikuluksi hyväksytään sellaiset lahjat, jotka on tarkoitettu laajalle kohderyhmälle. Lahjan tulee olla kaikille samanlainen ja sen arvo saa olla enintään 25€. Esimerkiksi kaikille asiakkaille tai asiakasryhmälle annettava joululahja katsotaan markkinointikuluksi. Yksittäisille asiakkaille hankitut yksilölliset lahjat ovat edustuskulua.

Markkinointikulut ovat 100% vähennyskelpoisia.

Edustus

• asiakastapaaminen
• yksittäiset asiakaslahjat
• edustusmatkat
• ei arvonlisävähennyskelpoinen, 50% vähennyskelpoinen tuloverotuksessa

Markkinointi

• avoin asiakastilaisuus
• pienet lahjat laajalle kohderyhmälle
• vähennyskelpoinen verotuksessa

Yhtiön sisälle suuntautuva:

Neuvottelukulut

Periaatteessa kaikki menot, jotka aiheutuvat yhtiön sisäisistä palavereista tai yhtiön hallintoelinten kokouksista katsotaan neuvottelukuluiksi. Neuvottelukuluksi katsotaan myös viranomaisten ja eri alojen asiantuntijoiden kanssa käydyt palaverit ja niistä koituneet kulut.

Neuvottelukuluista saa vähentää arvonlisäveron ja ne ovat 100% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa.

Virkistyskulut

Henkilökunnan virkistyskulut ovat vähennyskelpoisia, mikäli tilaisuus on avoin kaikille yrityksen/osaston/ yksikön henkilökunnalle ja se järjestetään työnantajan määrittelemänä ajankohtana. Tällaisia ovat esimerkiksi pikkujoulut tai työkykypäivät. Virkistysmenoiksi katsotaan vain yhtiön työntekijöille järjestetystä aktiviteetista koituneet kulut. Näin ollen liikkeen- tai ammatinharjoittajalla ei voi olla virkistysmenoja, ellei hänellä ole palkollisia työntekijöitä. Virkistysmenoja ei myöskään voi olla yhden henkilön osakeyhtiöillä.

Virkistyskulut ovat 100% vähennyskelpoisia.

Neuvottelu

• palaveri, yhtiökokous, tapaaminen kirjanpitäjän kanssa
• vähennyskelpoinen verotuksessa

Virkistys

• pikkujoulut työkykypäivä
• palkollisille työntekijöille
• vähennyskelpoinen verotuksessa

Autot?

Autoista koituvia kuluja käsitellään eri tavalla riippuen yhtiömuodosta, sekä siitä onko auto yrityksen omistuksessa. Alla asiaa avattuna näistä näkökulmista.

Yrityksen nimiin vai omiin nimiin?

T:mi

Autokulujen kuuluminen kirjanpitoon määräytyy ajomäärän mukaan. Jos kokonaiskilometrimäärästä yli puolet on liiketoimintaan liittyviä ajoja, auto ja autoon liittyvät kulut kirjataan kirjanpitoon ja tilikauden lopussa kuluista vähennetään ajopäiväkirjan mukaan yksityisajojen osuus. Auton kuluja ovat mm. polttoaineet huollot ja lisävarusteet.

Jos tilikauden aikana liiketoimintaan liittyvien ajojen osuus on alle puolet kokonaiskilometrimäärästä, ei kuluja kirjata kirjanpitoon. Tällöin yrittäjä saa toimitetun ajopäiväkirjan mukaan kilometrikorvauksen suuruisen vähennyksen tuloverotuksessa.

Oy, Ay ja Ky

Omistaja voi laittaa auton yrityksensä nimiin tai omiin nimiinsä riippumatta yksityis- ja yritysajojen suhteesta. Jos auto laitetaan omiin nimiin ja sitä käytetään yritystoiminnan ajoihin, saa auton omistaja yritysajoista kilometrikorvausta. Nämä kirjataan matkalaskulle, jonka mukaan yritys maksaa kulut auton omistajalle ja ne tulevat kirjanpitoon.

Jos auto on yrityksen nimissä ja sitä käytetään myös yksityisajoihin, tulee auton käyttäjälle palkkaan laskettava verotettava autoetu. Kun auto on yrityksen nimissä ja käyttäjällä on autoetu, voidaan kaikki autoon liittyvät menot laittaa yrityksen kuluksi.

Auto ja ALV

Henkilöautoista ja siihen liittyvistä kuluista saa vähentää arvonlisäveron vain, jos auto on 100% yrityksen käytössä. Jos autoa käytetään yhtään yksityisajoihin, arvonlisäverovähennysoikeus menetetään kokonaan. Poikkeuksena on henkilöauto, joka on hankittu myytäväksi/vuokrattavaksi tai käytettäväksi esimerkiksi taksina. Tällöin arvonlisäveron saa vähentää yrityskäytössä olevilta osin. Huomionarvoista on, että verottaja on erittäin tarkka henkilöauton arvonlisäveron vähennysoikeudesta. Verottaja on jopa vaatinut, että yrittäjällä on oltava toinen auto omia ajoja varten, jotta alv on henkilöautosta voitu vähentää.

Paketti- ja kuorma-autojen kuluista saa arvonlisäverovähennyksen niiltä osin, kun autoa on käytetty arvonlisäverollisessa liiketoiminnassa.

Ajopäiväkirja

Ajopäiväkirjaa pidetään silloin kun autoa käytetään yritystoiminnassa. Ajopäiväkirjan tarkoituksena on eritellä yritystoimintaan liittyvät ajot yksityisajoista. Jos auto on 100% yrityksen käytössä ei ajopäiväkirjaa välttämättä tarvita. Tällöinkin suosittelemme verottajaa varten pitämään ajopäiväkirjaa, erityisesti, jos kyse on henkilöautosta.

Ajopäiväkirjaan tulee merkitä:

Liiketoiminnan ajojen osalta:

• matkan alkamis- ja päättymisaika
• matkan alkamis- ja päättymispaikka
• tarvittaessa ajoreitti
• matkan pituus
• matkan tarkoitus
• auton käyttäjä

Yksityisajojen osalta:

• matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
• matkan pituus

Ajopäiväkirja tulee toimittaa tekijän allekirjoittamana.

Asunnon ja pysyvän työntekopaikan väliset ajot ovat yksityisajoja. Näistä yrittäjä voi tehdä matkakuluvähennyksen henkilökohtaisessa verotuksessaan.

Matkalaskut/ kululaskut ja päivärahat

Työntekijän on tehtävä työmatkasta matkalasku. Kun teet matkalaskun, liitä mukaan matkaan liittyvät maksukuitit. Työmatkasta aiheutuneet matkakulut (esimerkiksi lento- ja junaliput) ja majoituskulut (hotellimaksut) työnantaja voi korvata kuittien mukaan.

Työmatkasta voi kuitenkin aiheutua myös sellaisia lisäkustannuksia, joita ei voi selvittää kuittien tai tositteiden avulla. Tällaisia ovat esimerkiksi matkakulut silloin, jos matka tehdään omalla autolla. Työnantaja voi maksaa näistäkin kuluista korvauksia verottomasti, kunhan korvausten perusteena käytetään Verohallinnon päätöksessä vahvistettuja määriä.

Työnantaja voi maksaa työmatkan ajalta päivärahaa, jos matkakohde on yli 15 kilometrin päässä joko asunnostasi tai varsinaisesta työpaikastasi. Työmatkan kesto vaikuttaa päivärahan suuruuteen. Päiväraha on korvausta tavallista suuremmista ruokailukuluista. Jos työmatkaan sisältyy ilmainen tai työnantajan kustantama ruokailu (kokopäiväraha/kaksi ateriaa, osapäiväraha/yksi ateria), päiväraha on puolet edellä mainituista määristä.

Katso kuluvan vuoden verottajan päätöksen määrät ajankohtaista – sivulta.

Toiminimen on mahdollista saada verotuksessa työmatkoista lisävähennystä päivärahojen ja kilometrikorvausten muodossa. Nämä ilmoitetaan veroilmoituksella ja näin ne vähentävät verotettavaa tuloa. Niitä ei makseta suoraan yrittäjälle kuten työntekijälle, vaan ne huomioidaan yrityksen veroilmoituksella. Jotta päivärahat ja kilometrikorvaukset voidaan ottaa huomioon veroilmoitusta tehdessä, tulee ne toimittaa Tilitoimisto Memerille välittömästi vuoden päätyttyä, ennen veroilmoituksen tekemistä.

Työvaatteet

Työvaatteiden verovähennysoikeus riippuu toimialasta ja toiminnasta. Rajanveto on usein kuitenkin hankalaa, sillä yksityiskohtainen lainsäädäntö puuttuu. Pääsääntönä on, että vaatteet, jotka ovat käytettävissä myös muualla kuin töissä, eivät ole vähennyskelpoisia.

Puvut, paidat, mekot ym. ovat vaatteita, joita käytetään yleisesti myös vapaa-ajalla, eivätkä näin ollen ole vähennyskelpoisia. Vastaavasti esimerkiksi haalarit, suoja-asut yms. ovat vain työssä käytettäviä ja siksi vähennyskelpoisia. Työturvallisuuteen liittyvät suoja- ja turvavaatteet ovat vähennyskelpoisia. Vähennyskelpoisia ovat myös työvaatteet joita käytetään silloin kun työ on erittäin likaista tai vaatteita kuluttavaa. Työvaatekulujen tulee verovuoden aikana olla kohtuulliset.

Yrityksen ostamat messuasut, joissa mainostetaan kyseistä yritystä voivat olla tapauskohtaisesti vähennyskelpoisia. Tumma puku ei kuitenkaan ole vähennyskelpoinen missään tilanteessa. Vähennyskelpoisten asujen pesu ja huolto voidaan myös kirjata yrityksen menoihin.

Vastuunjako tilitoimiston ja asiakkaan välillä

Asiakas on vastuussa omasta liiketoiminnastaan sekä toimittamastaan materiaalista. Tilitoimisto vastaa suorittamistaan palveluista.

Asiakkaan tulee toimittaa kirjanpitoaineisto tilitoimistolle täydellisenä ja mahdollisimman pian kirjanpitokauden päätyttyä, kuitenkin 20 päivän sisällä kirjanpitokauden päätyttyä. Asiakas on vastuussa toimitettujen tietojen ja aineiston oikeellisuudesta, täydellisyydestä sekä niiden kuulumisesta kirjanpitoon. Asiakas on vastuussa omasta liiketoiminnastaan ja tähän liittyvistä velvoitteista. Näitä ovat kirjanpitovelvollisuus, verovelvollisuus, työnantajavelvoitteet sekä valvonta- ja viranomaisilmoitus velvoitteet.

Tilitoimiston vastuulla on suorittaa sopimuksen mukaiset palvelut ajallaan. Tilitoimisto vastaa myös tekemistään virheistä ja laiminlyönneistä. Tilitoimisto ei kuitenkaan ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut asiakkaan antamien tietojen virheistä tai puutteista. Tilitoimisto on vastuussa asiakkaansa tiedoista ja niiden turvaamisesta.