Mikä on tulorekisteri?
Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Toisin sanoen jokaisen henkilön tulotiedot ovat saatavilla sähköisesti yhdestä paikasta.
Mitä tietoja ja milloin tulorekisteriin ilmoitetaan?
Tulorekisteriin ilmoitetaan tulonsaajakohtaisesti kunkin 1.1.2019 jälkeen maksetun suorituksen tiedot palkoista ja ansiotuloista. Vuodesta 2020 alkaen myös eläke- ja etuustiedot.
Tietoja annetaan tulorekisteriin kahdella ilmoituksella. Palkkatietoilmoitus annetaan jokaisesta työntekijästä ja jokaiselta maksusuoritukselta erikseen. Työnantajan erillisilmoitus annetaan yrityskohtaisesti kerran kuukaudessa. Tämä on huomattava muutos nykyiseen toimintamalliin, sillä vielä 2018 loppuun asti kaikki nämä tiedot annetaan yhdellä yrityskohtaisella ilmoituksella kuukausittain (TAS) ja vuoden lopuksi vuosi-ilmoituksella.
Palkkatietoilmoitus tulee antaa viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Maksupäivällä tarkoitetaan palkkapäivää eli päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä. Työnantajan erillisilmoitus annetaan palkanmaksua seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä.
Työnantaja on vastuussa tulorekisteriin tallennettavaksi antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta.
Työnantaja ilmoittaa tulonsaajakohtaisesti tiedot tulorekisteriin aina kun maksaa suorituksia. Jos yrityksenne palkat lasketaan Tilitoimisto Memerissä, hoitaa Memeri myös nämä ilmoitukset puolestanne.
Palkkatietoilmoitus sisältää mm. alla olevat tiedot:
– Maksajan ja tulonsaajan perustiedot, palkanmaksukausi ja maksupäivä
– Palvelussuhteen tiedot: ammattiluokka + muut työsuhteeseen liittyvät tiedot
– Vakuuttamistiedot
– Palkat/ ansiotulot
– Erikseen ilmoitettavat tulolajit: esim. luontoisedut, kustannusten korvaukset, palkkiot
– Tuloista vähennettävät erät: esim. ennakonpidätys, ulosmittaus
– Poissaolotiedot
– Perusteeton etu ja takaisinperintä
Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan työnantajakohtaiset tiedot: työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä) sekä tästä tehtävät vähennykset ja mahdollinen ”ei palkanmaksua”-tieto.
Kuka/ mitkä tahot käyttävät tulorekisterin tietoja?
Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja hyödynnetään mm. etuuksien laskennassa asiakasmaksujen määräämisessä ja eri viranomaisten valvonnassa ja tilastoinnissa. Tietoja käyttävät mm. Kela, työeläkelaitokset ja ETK, Työttömyysvakuutusrahasto, Verohallinto, Työsuojeluviranomaiset, Tilastokeskus, Työttömyyskassat, Vahinkovakuutusyhtiöt ja kunnat. Tiedon käyttäjä saa tiedon tulorekisteristä vain, jos käyttäjällä on oikeus saada tiedot sen toimintaan sovellettavan lainsäädännön perusteella.
Muuta huomioitavaa/ esiin nousseita asioita:
Luontoisedut ilmoitetaan myös ajantasaisesti.
Tulorekisterin myötä (1.1.2019 alkaen) esimerkiksi puhelinetua ei voi ilmoittaa koko vuodelta yhdellä kertaa vuoden lopussa, vaan tiedot tulee ilmoittaa reaaliaikaisesti. Luontoisedut ovat nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka muuta palkkaa ei olisi, luontoisetu on silti laskettava ja ilmoitettava joka kuukausi.
Myös palkkaennakko tulee ilmoittaa viidentenä kalenteripäivänä palkkaennakon maksupäivästä.
Yleisesti käytössä ollut palkkaennakko poistuu tulorekisterin myötä 1.1.2019, sillä palkkaennakosta tulee toimittaa ennakonpidätys ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut palkkaennakon maksupäivänä. Palkkaennakko käsitellään siis tulorekisterin näkökulmasta normaalina palkanmaksuna ei ennakkona. Ja varsinaisena palkanmaksupäivänä ilmoitetaan vain sinä päivänä maksettu osuus.
Tällä hetkellä tieto palkkaennakoista saattaa tulla palkanlaskijalle/ kirjanpitäjälle vasta virallisen palkanmaksun yhteydessä. Jatkossa nämä tulee ilmoittaa reaaliaikaisesti, jolloin jos jatketaan palkkaennakoiden maksua, tulee kuukaudelle useampi palkanlaskenta ja maksupäivä. Tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaan tiedot maksetuista suorituksista on ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
Esimerkki: Palkkaennakko maksetaan suoraan tililtä 8.2.2019. Se kirjataan palkanmaksuohjelmassa vasta sitten, kun palkkaennakko peritään, esimerkiksi 28.2.2019. Milloin tämä pitää ilmoittaa? Jos ilmoittaminen tehdään suoraan palkkaohjelmasta, niin ilmoitushan menisi 28.2.2019, kun siitä on tehty palkanlaskennassa kirjaus. Onko tämä nyt oikein?
Maksettu palkkaennakko on ilmoitettava tulorekisteriin viidentenä kalenteripäivänä maksun jälkeen, eli esimerkkitapauksessa viimeistään 13.2.2019. Tulorekisteriin ilmoitettua palkkaennakkoa ei saa ilmoittaa uudelleen varsinaisena palkanmaksupäivänä (esimerkkitapauksessa 28.2.2019).
Matkakustannusten korvausten ilmoittaminen tulorekisteriin.
Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin. Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava maksupäivä +5 päivää -periaatteella, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi.
Jatkossa on siis huomioitava, että ennen kustannusten korvausten nostamista on nämä kirjattava palkkakirjanpitoon ja ilmoitettava tulorekisteriin 5 päivän sisällä nosto/maksupäivästä. Eli jatkossa ei riitä, että tieto tulee kirjanpitomateriaalin yhteydessä tilitoimistoon.
Jotta voimme sopia miten asiat juuri teidän yrityksenne kanssa hoidetaan, olethan yhteydessä Tilitoimisto Memeriin.
